Автоматизація обліку

Ефективний облік — це основа будь-якого успішного бізнесу, незалежно від його розміру чи сфери діяльності. Це ключ до прозорості фінансових потоків, обґрунтованих управлінських рішень та дотримання законодавчих вимог. У сучасну епоху цифрової трансформації автоматизація облікових процесів перетворюється з переваги на критичну необхідність.

Багато підприємств стикаються з типовими викликами: значні витрати часу та ресурсів на рутинні завдання, помилки через людський фактор, складнощі з аналізом даних та створенням звітності. Автоматизація вирішує ці проблеми, знижуючи навантаження на команди, прискорюючи робочі процеси та забезпечуючи високу точність результатів.

У цьому кейсі ми покажемо, як автоматизація обліку за допомогою Make.com здатна не лише оптимізувати процеси, але й відкрити нові горизонти для вашого бізнесу. Дізнайтеся, як перетворити складні завдання на прості й ефективні рішення, що працюють на ваш успіх.

💡 Для цього кейсу з клієнтом було узгоджено використання платформ PandaDoc, Google Sheets та Looker Studio, проте можна інтегрувати інші платформи за потреби

Приклад використання

Система автоматично відслідковує нові інвойси компанії в PandaDoc та передає їхні ключові дані (номер, дата, постачальник, сума) у Google Sheets. На основі цих даних створюються інтерактивні звіти в Looker Studio, що наочно демонструють загальні витрати, розподіл за постачальниками та динаміку фінансових витрат.

Команда оперативно отримує сповіщення про успішну обробку, що забезпечує:

• мінімізацію помилок.
• економію часу.
• миттєвий доступ до актуальної фінансової інформації.

Це рішення дозволяє компанії не лише тримати під контролем свої витрати, але й приймати більш обґрунтовані фінансові рішення завдяки чітким і наочним даним.

Завдання

• Миттєво реагувати на нові інвойси
• Автоматично переносити дані з інвойсів в таблицю
• Виконувати розрахунки в таблиці
• Представити результати в зручній графічній формі

Огляд сценарію

Сценарій складається з трьох модулів та може мати гнучкий графік виконання.

Розглянемо призначення кожного з модулів:

• Модуль PandaDoc → Watch Documents є Instant-тригером, який запускає сценарій внаслідок налаштованих подій (наприклад, оновлення документа). Він отримує дані з документа та передає їх для подальшої обробки.
• Модуль Iterator потрібен для розбиття даних на окремі змінні, які вноситимуться в таблицю.

💡 Фільтр між модулями PandaDoc і Iterator пропускає лише оплачені інвойси

• Модуль Google Sheets → Add a Row виконує розрахункові операції з даними документа і заповнює ними таблицю.

Вигляд таблиці:

Інтерпретація результатів

Клієнт обрав графічне відображення результатів у Looker Studio для побудови кругових діаграм та гістограм:

💡 Можна обрати будь-яке інше представлення даних залежно від Ваших потреб

Підсумок

Автоматизація облікових процесів допомагає бізнесу:

• значно скоротити час на рутинні операції,
• мінімізувати ризики людських помилок,
• забезпечити миттєвий доступ до актуальних даних для прийняття рішень та створення звітності.

Цей підхід є універсальним і масштабованим, легко адаптується до інших бізнес-процесів, що робить його незамінним інструментом для компаній, які прагнуть підвищити продуктивність і прозорість.

Автоматизація — це крок до ефективного управління, який допомагає вашому бізнесу розвиватися в умовах сучасного цифрового світу.